Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kotimaiset Kasvikset ry – Inhemska Trädgårdsprodukter rf
Y-tunnus: 0816315-4
Postiosoite: c/o MTK ry, PL 510, 00101 Helsinki
Kotisivu: www.kasvikset.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asiamies Katarina Lassheikki
Postiosoite: Laatua Suomesta Oy, c/o MTK ry, PL 510, 00101 Helsinki
Puh: 040 55 20 267
Sähköposti: katarina.lassheikki@laatuasuomesta.fi

3. Rekisterin nimi

Viljelijärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhtiön tarkoituksen toteuttamiseksi esimerkiksi Sirkkalahtimerkin käyttöoikeuksien hallintoa varten, järjestöhallintotehtävien hoitamisesta varten, laskutusta varten, uutiskirjelähetystä varten, sekä markkinointia varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679:

– 6 artiklan b-kohdan sopimukseen perustuen silloin, kun rekisteröidyn ja Laatua Suomesta Oy:n välillä on sopimus ja henkilötietoja käsitellään sopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi (toimeksiannot, laskutus, tiedottaminen);

– 6 artiklan f-kohdan oikeutettuun etuun perustuen silloin, kun Laatua Suomesta tekee markkinointia taikka rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Laatua Suomesta Oy:n välillä on sopimus ja henkilötietoja käsitellään sopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi (toimeksiannot, laskutus, tiedottaminen) tai hakemuksen käsittelemiseksi;

– 6 artiklan c-kohdan lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen silloin, kun laskutositteita käsitellään kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi;

– 6 artiklan a-kohdan suostumukseen silloin, kun Laatua Suomesta lähettää sähköistä suoramarkkinointia muille kuin yrityksen vastuuhenkilöille tai asettaa ei-välttämättömiä evästeitä.

Kotimaiset Kasvikset ry ei tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat rekisteröityyn.

Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, Kotimaiset Kasvikset ry katsoo, että käsittelystä on hyötyä niin rekisteröidylle kuin Kotimaiset Kasvikset ry:lle. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa sen, että toimeksiannon tai hakemuksen käsittelyn ja niistä tiedottamisen sekä palveluiden markkinoinnin. Ottaen huomioon tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen, Kotimaiset Kasvikset ry katsoo, että käsittely ei ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia milloin tahansa. Muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä rekisteröity voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: asiakasyrityksen tai -organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, Y-tunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), laskutustiedot (laskutusosoite, laskutettava summa ja tuote), allekirjoitus, asiakkaan laadunvarmennusjärjestelmä, tuotantotiedot (tuotantokasvit, tuotteet).

7. Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiölle toimitetut Sirkkalehtimerkin käyttöoikeushakemukset ladataan yhdistyksen salasanoin varustettuun SharePoint sovellukseen.

Päättyneet Sirkkalehtimerkin käyttöoikeussopimukset säilytetään 10 vuotta sopimuksen päätymisvuoden jälkeen, jonka jälkeen ne ja mahdolliset kopiot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Vuosimaksulaskutusta, laadunhallintajärjestelmätiedon hallintaa, Sirkkalehtimerkin käyttöoikeuksien sekä GTIN-yhteiskoodien hallintaa varten tarvittavat tiedot säilytetään yhdistyksen ylläpitämässä Excel-pohjaisessa viljelijärekisterissä asiakkuuden ajan, ja arkistoidaan 1 kalenterivuosi asiakkuuden päätymisvuoden jälkeen, jonka jälkeen ne ja mahdolliset kopiot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Kirjanpitotietoja säilytetään asianmukaisesti tilikauden päättymisestä 10 vuotta, jonka jälkeen ne ja mahdolliset kopiot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään merkinkäyttöoikeushakemusten, ja -päätösten, sekä palvelutilausten ja tiedustelujen yhteydessä.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan auditointeja suorittavalle taholle, sekä merkinkäyttöön liittyvien mainosmaksuja kerääville tahoille.

Kotimaiset Kasvikset ry käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Henkilötietoja siirretään mm. järjestön kirjanpitotoimistolle laskutusta varten. Henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja Kotimaiset Kasvikset ry:n toimeksiannosta ja lukuun erillisen sopimuksen mukaisesti.

10. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos tietojen käsittelyn tekniseksi toteuttamiseksi on tarpeen sallia pääsy EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, Kotimaiset Kasvikset ry varmistaa käsittelyn turvallisuuden asianmukaisin toimenpitein, kuten solmimalla EU komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

11. Rekisterin suojauksen pääperiaatteet

Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään järjestön alihankkijan tai kirjanpitäjän käyttämässä lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Paperimuodossa oleva aineisto hävitetään säilytysajan päätyttyä tietoturvallisella tavalla.

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään asiamiehen, alihankkijan tai kirjanpitäjän tietokoneella, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä säilytetään valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Sähköisessä muodossa olevasta aineistosta on otettu varmuuskopiot ulkoisella muistiasemalla, joka säilytetään alihankkijalla valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy.

Yhtiön kirjanpito- ja tilinpäätösaineistot säilytetään kirjanpitotoimistossa tietoturvallisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa, oikeus henkilötietojensa oikaisemiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, oikeus tietojen siirtämiseen, oikeus suostumuksen peruuttamiseen ja oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröity voi lähettää edellä tarkoitetun oikeuden käyttämistä koskevan pyynnön postitse tai sähköpostitse tietoturvallisella tavalla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle rekisteriä koskevissa asioissa.

13. Ilmoitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos hän epäilee, että Kotimaiset Kasvikset ry käsittelee hänen henkilötietojaan tietosuojasäännösten vastaisesti. Yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

14. Muutokset

Kotimaiset Kasvikset ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaseloste on luettavissa verkkosivuiltamme.