Dataskyddsbeskrivning
1. Registeransvarig
Inhemska Trädgårdsprodukter – Inhemska Trädgårdsprodukter rf
FO-nummer: 0816315-4
Postadress: c/o MTK rf,
PB 510, 00101 Helsingfors
Webbplats: www.kasvikset.fi
2. Kontaktperson i registerärenden
Ombud Katarina Lassheikki
Postadress: Laatua Suomesta Oy,
c/o MTK rf,
PB 510, 00101 Helsingfors
Tel: 040 55 20 267
E-post: katarina.lassheikki@laatuasuomesta.fi
3. Registrets namn
Odlarregister
4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för att uppfylla organisationens ändamål, till exempel för administration av nyttjanderätter till Hjärtbladsmärket, för skötsel av organisationsadministrativa uppgifter, för fakturering, för utskick av nyhetsbrev samt för marknadsföring.
5. Rättslig grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679:
• med stöd av artikel 6.1 b (avtal), när det finns ett avtal mellan den registrerade och Kvalitet från Finland AB och personuppgifter behandlas för att fullgöra avtalets syfte (uppdrag, fakturering, information);
• med stöd av artikel 6.1 f (berättigat intresse), när Kvalitet från Finland bedriver marknadsföring eller när det finns ett avtal mellan det företag som den registrerade företräder och Kvalitet från Finland AB och personuppgifter behandlas för att fullgöra avtalets syfte (uppdrag, fakturering, information) eller för behandling av en ansökan;
• med stöd av artikel 6.1 c (rättslig förpliktelse), när faktureringsunderlag behandlas för att uppfylla bokföringsskyldigheter;
• med stöd av artikel 6.1 a (samtycke), när Kvalitet från Finland skickar elektronisk direktmarknadsföring till andra än företagets ansvarspersoner eller placerar icke-nödvändiga cookies.
Inhemska Trädgårdsprodukter fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga följder för den registrerade eller som annars i betydande grad påverkar den registrerade.
I den mån behandlingen grundar sig på berättigat intresse anser Inhemska Trädgårdsprodukter att behandlingen är till nytta för både den registrerade och Inhemska Trädgårdsprodukter. Behandlingen av personuppgifter möjliggör handläggning av uppdrag eller ansökningar samt information om dessa och marknadsföring av tjänster. Med beaktande av uppgifternas art och användningsändamål anser Inhemska Trädgårdsprodukter att behandlingen inte strider mot den registrerades grundläggande rättigheter eller friheter. Den registrerade har rätt att när som helst invända mot marknadsföring. Annan behandling som grundar sig på berättigat intresse kan den registrerade invända mot med hänvisning till sin personliga situation.
6. Registrets informationsinnehåll
I registret behandlas följande personuppgifter: namn på kundföretag eller -organisation, kontaktpersonens namn, FO-nummer, kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer och e-postadress), faktureringsuppgifter (faktureringsadress, fakturerat belopp och produkt), underskrift, kundens kvalitetsledningssystem, produktionsuppgifter (odlade grödor, produkter).
7. Lagringstid för personuppgifter
Ansökningar om nyttjanderätt till Hjärtbladsmärket som lämnats till organisationen laddas upp i organisationens lösenordsskyddade SharePoint-applikation.
Avslutade avtal om nyttjanderätt till Hjärtbladsmärket lagras i 10 år efter utgången av det år då avtalet upphörde, varefter de och eventuella kopior förstörs på ett informationssäkert sätt.
Uppgifter som behövs för årsavgiftsfakturering, hantering av information om kvalitetsledningssystem, administration av nyttjanderätter till Hjärtbladsmärket samt GTIN-samlingskoder lagras under kundrelationens giltighetstid i ett Excel-baserat odlarregister som upprätthålls av organisationen och arkiveras i 1 kalenderår efter det år då kundrelationen upphörde, varefter de och eventuella kopior förstörs på ett informationssäkert sätt.
Bokföringsuppgifter lagras i enlighet med gällande bestämmelser i 10 år efter räkenskaps-periodens utgång, varefter de och eventuella kopior förstörs på ett informationssäkert sätt.
8. Regelmässiga datakällor
Personuppgifter erhålls från den registrerade själv i samband med ansökningar om och beslut om nyttjanderätt till märket samt vid beställning av tjänster och vid förfrågningar.
9. Regelmässigt utlämnande och överföring av uppgifter
Kundernas personuppgifter lämnas ut till parter som utför revisioner samt till parter som uppbär reklamavgifter i anslutning till användningen av märket.
Inhemska Trädgårdsprodukter använder underleverantörer vid behandlingen av personuppgifter. Personuppgifter överförs bland annat till organisationens bokföringsbyrå för faktureringsändamål. Personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter på uppdrag av och för Inhemska Trädgårdsprodukter rf:s räkning i enlighet med separata avtal.
10. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte regelmässigt utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om det av tekniska skäl är nödvändigt att möjliggöra åtkomst till uppgifter från länder utanför EU eller EES, säkerställer Inhemska Trädgårdsprodukter en tillräcklig skyddsnivå för behandlingen genom lämpliga åtgärder, såsom genom att ingå av Europeiska kommissionen godkända standardavtalsklausuler.
11. Grundprinciper för skydd av registret
Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen som används av organisationens underleverantör eller bokföringsbyrå och till vilka endast behöriga personer har tillgång. Material i pappersform förstörs på ett informationssäkert sätt när lagringstiden löpt ut.
Material i elektronisk form lagras på ombudets, underleverantörens eller bokföringsbyråns dator, som är skyddad med användar-ID och lösenord, och förvaras under uppsikt eller i låsta utrymmen till vilka endast behöriga personer har tillgång. Säkerhetskopior av elektroniskt material har tagits på externa lagringsenheter, vilka förvaras hos underleverantören under uppsikt eller i låsta utrymmen till vilka endast behöriga personer har tillgång.
Bolagets bokförings- och bokslutsmaterial förvaras på ett informationssäkert sätt hos bokföringsbyrån.
12. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att få tillgång till sina personuppgifter, rätt att få sina personuppgifter rättade, rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter, rätt till dataportabilitet, rätt att återkalla sitt samtycke samt rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter.
Den registrerade kan skicka en begäran om att utöva ovan nämnda rättigheter per post eller per e-post på ett informationssäkert sätt till den kontaktperson i registerärenden som anges i punkt 2.
13. Anmälan till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, det vill säga dataombudsmannen, om han eller hon misstänker att Inhemska Trädgårdsprodukter behandlar personuppgifter i strid med dataskyddsbestämmelserna. Kontaktuppgifter finns på www.tietosuoja.fi.
14. Ändringar
Inhemska Trädgårdsprodukter kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning. Den vid var tid gällande dataskyddsbeskrivningen finns tillgänglig på vår webbplats.